Datenschutzerklärung App

DS-APP-1.0 | Testphase | Stand: 22.09.2026

1. Allgemeine Hinweise

Diese Datenschutzerklärung informiert über die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Nutzung
der FlynnPass App. Die FlynnPass App dient der digitalen Mitglieder-, Kurs-, Check-in- und
Anwesenheitsverwaltung sowie der vereinsinternen Kommunikation zwischen Mitgliedern, Trainern,
Administratoren und dem jeweiligen Verein.
Diese Fassung gilt für die aktuelle Testphase der FlynnPass App. Spätere Funktionen können zusätzliche
oder angepasste Datenschutzhinweise erfordern. Maßgeblich ist jeweils die bereitgestellte aktuelle
Fassung der Datenschutzerklärung.
Die App richtet sich aktuell an Vereine, Studios, Clubs, Gemeinschaften und vergleichbare
mitgliedsbasierte Einrichtungen in Deutschland. Die Primärsprache der App ist Deutsch.

2. Anbieter der App und technische Plattform

Die FlynnPass App wird bereitgestellt durch:
RM App Craft UG (haftungsbeschränkt)
Ravensberger Str. 55
32312 Lübbecke
Deutschland
https://www.rm-app-craft.de/
Datenschutzkontakt / Support-E-Mail: [bitte finale E-Mail-Adresse einfügen]
Die RM App Craft UG (haftungsbeschränkt) stellt die technische App, Plattform und Infrastruktur bereit.
Innerhalb eines Vereins verarbeitet FlynnPass Mitgliederdaten grundsätzlich im Auftrag des jeweiligen
Vereins.

3. Verantwortliche Stellen

Für die Verarbeitung personenbezogener Daten innerhalb des jeweiligen Vereins ist grundsätzlich der
jeweilige Verein im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO verantwortlich. Administratoren handeln im Auftrag und
im Rahmen der Berechtigungen des jeweiligen Vereins.
RM App Craft UG (haftungsbeschränkt) verarbeitet personenbezogene Daten im Auftrag des jeweiligen
Vereins gemäß Art. 28 DSGVO, soweit FlynnPass als technische Plattform für Mitglieder-, Kurs-, Check-in-
und Vereinskommunikationsfunktionen genutzt wird.
Soweit RM App Craft UG (haftungsbeschränkt) eigene technische Betriebs-, Sicherheits-, Support- oder
App-Store-bezogene Daten verarbeitet, kann RM App Craft UG (haftungsbeschränkt) hierfür eigenständig
verantwortlich sein.

4. Zwecke der Datenverarbeitung

Die Verarbeitung personenbezogener Daten in der FlynnPass App erfolgt insbesondere zu folgenden
Zwecken:

Registrierung und Anmeldung von Mitgliedern, Probemitgliedern und berechtigten Nutzern
Verwaltung von Mitgliedschaften, Vertrags-, Kurs- und Nutzungsmodellen
Anzeige und Verwaltung von Kursen, Trainings, Terminen und Teilnahmeberechtigungen
Erfassung von Check-ins, Kursbesuchen und Anwesenheiten
Kommunikation über den vereinsinternen Chat und systembezogene Nachrichten
Information über Kursänderungen, Ausfälle, neue Kurse, Hinweise des Vereins und organisatorische Mitteilungen
Verwaltung von Minderjährigen und Kommunikation mit Erziehungsberechtigten, soweit erforderlich
Dokumentation von Zustimmungen zu Nutzungsbedingungen, Datenschutzhinweisen und App-Hinweisen
Bereitstellung und Verwaltung des internen Flynns-Belohnungssystems, soweit aktiviert
Schutz der App, Verhinderung von Missbrauch und Sicherstellung des technischen Betriebs
Support, Fehleranalyse, Wartung und Weiterentwicklung der App

5. Welche Daten verarbeitet werden

Je nach Nutzung und Freigabe durch den jeweiligen Verein können insbesondere folgende Daten
verarbeitet werden:

Vorname und Nachname
E-Mail-Adresse
Geburtsdatum
Passwort, verschlüsselt bzw. gehasht gespeichert
Mitglieds-, Vertrags-, Kurs- oder Nutzungsmodell
Kurs-, Trainings- und Teilnahmeberechtigungen
Check-in-, Anwesenheits- und Kursbesuchsdaten
Chat-Inhalte, Chat-Zeitpunkte, Absender- und Empfängerinformationen innerhalb des Vereinschats
Systembezogene Nachrichten, Freigabehinweise und organisatorische Hinweise
Flynns-Punktestand, Flynns-Buchungen, Flynns-Gutschriften oder Einlösungen, soweit die Funktion
aktiviert ist
Registrierungsdatum, Login-Zeitpunkte und technische Protokolldaten, soweit für Betrieb und
Sicherheit erforderlich
Versionen und Zeitpunkte akzeptierter Nutzungsbedingungen, Datenschutzhinweise oder
Einwilligungen
Interne Hinweise, Freigaben oder Einschränkungen durch Administratoren des jeweiligen Vereins
Freiwillig hochgeladene Profilbilder oder Avatare, soweit diese Funktion genutzt wird

Nicht jede Funktion ist in jeder Version, bei jedem Verein oder in der Testphase aktiv. Welche Daten tatsächlich verarbeitet werden, hängt von den aktivierten Funktionen und den Einstellungen des jeweiligen Vereins ab.

6. Chat und Vereinskommunikation

Die FlynnPass App enthält eine Chat- und Kommunikationsfunktion. Diese Funktion ist für die
vereinsinterne Kommunikation vorgesehen. Sie kann insbesondere genutzt werden, um Trainer oder
zuständige Ansprechpartner zu kontaktieren, organisatorische Fragen zu klären oder vereinsinterne
Hinweise zu erhalten.
Über den Chat und systembezogene Mitteilungen können insbesondere folgende Inhalte verarbeitet
werden:

Nachrichten zwischen Mitgliedern und Trainern bzw. Administratoren
Informationen zu Kursänderungen, Ausfällen oder neuen Kursen
Hinweise zu Trainingszeiten, organisatorischen Abläufen oder Freigaben
Interne Mitteilungen an bestimmte Mitgliedergruppen
Mitteilungen an Eltern oder Erziehungsberechtigte bei minderjährigen Mitgliedern, soweit erforderlich
Systembezogene Hinweise zur Registrierung, Freigabe oder Nutzung der App

Die Chat-Kommunikation ist keine öffentliche Kommunikation. Sie ist für den jeweiligen Verein und die
jeweils berechtigten Nutzerrollen bestimmt. Der jeweilige Verein ist für die rechtmäßige Nutzung der
Chatfunktion und die Inhalte der vereinsinternen Kommunikation verantwortlich.

7. Check-in und Anwesenheit

Die App kann Check-in- und Anwesenheitsfunktionen bereitstellen. Der Check-in dient der Erfassung von
Kursbesuchen, Trainingsanwesenheiten und sonstigen berechtigten Nutzungen innerhalb des jeweiligen
Vereins.

Aktuell wird keine GPS-Verifizierung und kein GPS-Check-in verwendet. Es werden in der aktuellen
Testfassung daher keine Standortdaten für einen GPS-Check-in verarbeitet. Sollte eine GPS- oder
Standortfunktion später eingeführt werden, erfolgt dies erst nach entsprechender technischer Aktivierung
und mit gesonderter Information sowie, soweit erforderlich, gesonderter Einwilligung.

Ein erfolgreicher Check-in dokumentiert die Anwesenheit bzw. Nutzung im jeweiligen Verein. Die inhaltliche
Festlegung der Kurse, Teilnahmeberechtigungen und Freigaben erfolgt durch den jeweiligen Verein bzw.
dessen Administratoren.

8. Flynns-Belohnungssystem

FlynnPass kann ein internes Belohnungs- und Punktesystem unter der Bezeichnung „Flynns“ bereitstellen.
Flynns dienen als vereinsinternes Bonus- oder Motivationssystem. Flynns sind kein gesetzliches
Zahlungsmittel und stellen keine frei handelbare Währung dar.

Soweit Flynns aktiviert sind, können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

aktueller Flynns-Stand
Gutschriften für Trainingsteilnahmen, Seminare, Vereinsaktivitäten oder sonstige freigegebene
Ereignisse
Einlösungen oder Verrechnungen innerhalb des Vereins, soweit vorgesehen
Zeitpunkte und Gründe von Gutschriften, Anpassungen oder Einlösungen
Der jeweilige Verein legt fest, ob und in welchem Umfang Flynns genutzt werden. Die konkrete
Ausgestaltung kann je nach Verein unterschiedlich sein.

9. Fingerprint und biometrische Funktionen

FlynnPass kann optionale Fingerprint- oder biometrische Funktionen zur vereinfachten Verifizierung bzw.
Anmeldung bereitstellen. Die Nutzung solcher Funktionen ist freiwillig.

Für die Nutzung biometrischer Funktionen werden separate Zustimmungen und ergänzende
Datenschutzhinweise eingeholt. Biometrische Daten unterliegen besonderen Schutzvorschriften gemäß Art. 9 DSGVO. Alternativ kann weiterhin ein anderes vorgesehenes Anmelde- oder Verifizierungsverfahren
genutzt werden.

Bei Minderjährigen gelten zusätzliche Anforderungen. Soweit biometrische Funktionen bei Minderjährigen
überhaupt zugelassen werden, erfolgt dies nur nach den hierfür vorgesehenen Freigaben und
Einwilligungen, insbesondere durch Erziehungsberechtigte und den jeweiligen Verein.

10. Funktionen, die aktuell nicht aktiv sind

Einige Funktionen sind für spätere Versionen geplant, aber in der aktuellen Testphase noch nicht aktiv
oder nicht Bestandteil der aktuellen Datenverarbeitung. Dazu gehören insbesondere:

GPS-Check-in bzw. GPS-Verifizierung
Galerie- oder Instagram-Anbindungen
externe Foto-, Video- oder Partysharing-Integrationen
weitere externe Links oder Medienfunktionen, soweit diese nicht ausdrücklich aktiviert wurden

Wenn solche Funktionen später aktiviert werden, wird die Datenschutzerklärung entsprechend erweitert
oder ergänzt.

11. App-Berechtigungen

Die App kann je nach aktivierter Funktion technische Berechtigungen anfragen. In der aktuellen Testphase
sind insbesondere folgende Berechtigungen relevant oder möglich:

Internetverbindung zur Nutzung der App und Kommunikation mit der Plattform
Benachrichtigungen bzw. Push-Mitteilungen, soweit vom Nutzer bzw. Betriebssystem erlaubt
Zugriff auf Kamera oder Fotos nur, wenn der Nutzer freiwillig ein Profilbild hochlädt oder eine entsprechende Funktion nutzt

Standortberechtigungen werden für die aktuelle Testfassung nicht für GPS-Check-in verwendet. Sollte dies
später eingeführt werden, wird dies gesondert erklärt.

12. Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt je nach Zweck insbesondere auf Grundlage folgender
Rechtsgrundlagen:

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Durchführung der Mitgliedschaft, Probemitgliedschaft,
Teilnahmeberechtigung oder Nutzung der App
Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aufgrund berechtigter Interessen an einem sicheren, geordneten und
nachvollziehbaren Vereins-, App- und Plattformbetrieb
Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO bei einwilligungsbasierten Funktionen, insbesondere optionalen
Zusatzfunktionen
Art. 9 DSGVO bei biometrischen Funktionen, soweit solche Funktionen aktiviert und genutzt werden

13. Minderjährige und Erziehungsberechtigte

FlynnPass kann auch für minderjährige Mitglieder genutzt werden. Bei Kindern und Jugendlichen können
besondere Anforderungen an Registrierung, Freigaben, Kommunikation und Einwilligungen gelten.

Bei Kindern unter 12 Jahren erfolgt die Registrierung grundsätzlich über einen Erziehungsberechtigten
oder eine hierzu berechtigte Person. Für minderjährige Mitglieder können Hinweise, Freigaben oder
Zustimmungen an Erziehungsberechtigte gerichtet werden, soweit dies erforderlich ist.

Der jeweilige Verein ist für die Prüfung und Verwaltung der Mitgliedschaft, Teilnahmeberechtigung und
Erziehungsberechtigtenangaben verantwortlich.

14. Empfänger und Weitergabe von Daten

Personenbezogene Daten werden grundsätzlich nicht unbefugt an Dritte weitergegeben. Eine Verarbeitung
oder Weitergabe kann erfolgen, soweit dies erforderlich ist für:

den jeweiligen Verein und dessen berechtigte Administratoren oder Trainer
technische Bereitstellung, Hosting, Sicherheit, Wartung und Support der App
E-Mail-Versand, Push-Benachrichtigungen oder systembezogene Mitteilungen
gesetzliche Verpflichtungen oder behördliche Anforderungen
vom Nutzer oder Verein ausdrücklich freigegebene Funktionen

Soweit technische Dienstleister oder Unterauftragsverarbeiter eingesetzt werden, erfolgt dies im Rahmen
der gesetzlichen Vorgaben zur Auftragsverarbeitung.

Eine Weitergabe zu Werbezwecken oder ein Verkauf personenbezogener Daten an Werbenetzwerke ist in der aktuellen Testfassung nicht vorgesehen.

15. Speicherung und Löschung

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die Nutzung der App, die
Vereinsverwaltung, die Nachvollziehbarkeit von Check-ins, die Bearbeitung von Mitgliedschaften, die
Kommunikation oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten erforderlich ist.

Die konkrete Speicherdauer richtet sich nach den Vorgaben des jeweiligen Vereins, den technischen
Anforderungen der App und den gesetzlichen Anforderungen. Nach Beendigung der Mitgliedschaft,
Probemitgliedschaft oder Nutzung können Daten zunächst archiviert und anschließend gelöscht werden,
soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder berechtigten Interessen entgegenstehen.

Der jeweilige Verein bleibt für die Verwaltung, Archivierung und Löschung der Mitgliederdaten
verantwortlich. FlynnPass unterstützt den Verein technisch bei Export, Sicherung und Löschung der Daten.

16. Sicherheit

RM App Craft UG (haftungsbeschränkt) setzt angemessene technische und organisatorische Maßnahmen
gemäß Art. 32 DSGVO um, um personenbezogene Daten zu schützen. Dazu gehören insbesondere:

verschlüsselte Übertragung, insbesondere SSL/TLS
Passwortschutz und gehashte Speicherung von Passwörtern
Rollen- und Zugriffsbeschränkungen
technische Protokollierung sicherheitsrelevanter Vorgänge
regelmäßige Sicherheits- und Systemupdates
Datensicherungen und Wiederherstellungsmaßnahmen, soweit erforderlich

17. Rechte der betroffenen Personen

Betroffene Personen haben nach Maßgabe der DSGVO insbesondere folgende Rechte:

Auskunft gemäß Art. 15 DSGVO
Berichtigung gemäß Art. 16 DSGVO
Löschung gemäß Art. 17 DSGVO
Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO
Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO
Widerspruch gemäß Art. 21 DSGVO
Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft, soweit die Verarbeitung auf einer Einwilligung
beruht
Beschwerde bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde gemäß Art. 77 DSGVO

Anfragen zu Mitgliederdaten sind grundsätzlich an den jeweiligen Verein bzw. dessen Administratoren zu richten. FlynnPass kann den Verein bei der Bearbeitung solcher Anfragen technisch unterstützen.

18. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung kann angepasst werden, wenn technische, organisatorische, funktionale oder
rechtliche Änderungen dies erforderlich machen. Bei wesentlichen Änderungen kann eine erneute Zustimmung oder Bestätigung innerhalb der App oder Plattform erforderlich werden.
Maßgeblich ist jeweils die bereitgestellte aktuelle Version dieser Datenschutzerklärung.

19. Hinweis zur Testphase

Diese Datenschutzerklärung dient als vorläufige Datenschutzerklärung für die Testphase der FlynnPass
App. Sie basiert auf dem aktuellen Funktionsstand der App und den bestehenden Datenschutzhinweisen
und Nutzungsbedingungen für Mitglieder. Vor einem breiten öffentlichen Rollout, vor Freischaltung
zusätzlicher Funktionen oder vor produktiver Nutzung durch weitere Vereine sollte die
Datenschutzerklärung rechtlich und technisch final geprüft und an den tatsächlichen Funktionsumfang
angepasst werden.